Попросите показать один полный заказ и один рабочий день смены. Так проще понять, подходит ли система вашим процессам.
Начните с задач команды
CRM помогает вести клиентов и заказы. Для лагеря этого может быть мало: после продажи нужно подготовить заезд, распределить детей, передать информацию вожатым и отвечать родителям.
Перед демонстрацией соберите короткий список задач от сотрудников. Для каждой запишите, где сейчас хранится информация и что приходится делать вручную.
- Менеджер: заявки, стоимость, договоры, оплаты и возвраты.
- Руководитель: загрузка смен, продажи и работа команды.
- Вожатый: свой отряд, присутствие детей и текущие задачи.
- Родитель: выбор смены, покупка путёвки, подготовка к поездке и связь с лагерем.
Обсудите, какие задачи обязательны к ближайшему сезону, а какие можно подключить позже. Этот список станет основой сравнения.
Пройдите путь одного заказа
Попросите провести демонстрационный заказ на вымышленных данных семьи. Выберите знакомый вашей команде сценарий: двое детей, разные смены, скидка и трансфер.
- Родитель выбирает доступные места и заполняет данные.
- Система считает стоимость со скидкой и дополнительными услугами.
- Родителю доступен договор или оферта, затем — выбранный способ оплаты.
- Менеджер видит заказ, его статус и историю действий.
- После подтверждения оплаты появляется путёвка, а данные доступны в реестрах.
Отдельно посмотрите офисную продажу, отмену заказа и возврат. Уточните, какие шаги выполняются автоматически, а где требуется сотрудник.
Проверьте работу во время смены
Попросите открыть смену с детьми и сотрудниками. Проверьте распределение по отрядам, ручной перенос ребёнка, назначение вожатого и выгрузку нужного списка.
Войдите с ролью вожатого. Видит ли он свой отряд? Понятно ли, как отметить присутствие? Доступны ли только те разделы, которые нужны ему для работы?
Если в лагере используют корпуса и комнаты, покажите свой вариант расселения. Если есть квоты или трансфер, включите их в демонстрацию. Проверяйте реальные особенности лагеря, а не только общий список функций.
Посмотрите на систему глазами родителя
Откройте кабинет на телефоне. Найдите смену, стоимость, статус заказа, путёвку, памятку и контакты. Проверьте, можно ли вернуться к покупке без повторного ввода данных всей семьи.
Уточните, куда попадёт сообщение из кабинета или с сайта лагеря, кто на него ответит и увидит ли коллега предыдущую переписку. Отдельный вопрос — кто поможет родителю, если не получается войти или оформить путёвку.
Разделите стоимость и условия запуска
Запишите условия отдельно для самой платформы, подключения, поддержки и внешних сервисов. Уточните, меняется ли плата при добавлении сотрудников, новых смен или функций.
- Какие данные нужно подготовить и кто поможет их перенести?
- Кто обучит команду и будет отвечать после запуска?
- Нужно ли менять текущий сайт?
- Как выгрузить свои данные, если это понадобится?
- Есть ли отдельные условия у банка, платёжного провайдера или других интеграций?
В «Наших лагерях» весь функционал платформы доступен бесплатно. Условия внешних сервисов рассматриваются отдельно. Подробнее о бесплатном доступе.
Сравните по одному списку
Используйте одинаковые сценарии для каждой системы. Фиксируйте, что команда увидела на демонстрации, какие вопросы остались и какой следующий шаг нужен для запуска.
В нашей таблице собраны 112 функций: продажи, документы, кабинет родителей, работа смены, общение, аналитика и сопровождение. Отметьте галочками то, что уже есть в вашей системе.